METODE FACT FINDING DAN REQUIREMENT

METODE FACT FINDING DAN REQUIREMENT

METODE - METODE FACT FINDING DAN REQUIREMENT

 

Oleh :

Syafrudin (12650039)

Vion Age (12650074)

Agus Minanur Rohman (12650118)

 

 

• Latar Belakang
  

  Untuk mempelajari sistem analis perlu melakukan mengumpulkan fakta-fakta dan semua informasi yang relevan. fakta jika dinyatakan dalam bentuk data kuantitatif disebut sebagai data. Keberhasilan proyek apapun tergantung pada keakuratan data yang tersedia. Informasi yang akurat dapat dikumpulkan dengan bantuan metode / teknik tertentu. Metode-metode tertentu untuk mencari informasi dari sistem yang disebut teknik menemukan fakta (Fact Finding Technique). Teknik menemukan fakta ini terdiri dari Wawancara, Kuesioner, Rekam View dan Observasi.
  

• Apa itu Fact Finding?
  

  
   

  Fact-Finding Adalah sebuah proses untuk mengenali dan mendefinisikan masalah yang dihadapi oleh organisasi sebagai dasar acuan untuk penyusunan langkah selanjutnya bagi PR sebagai masukan kebijakan bagi pihak manajemen. Hal lazim yang dilakukan dalam tahap fact finding adalah kegiatan research.
  

  Fact – Finding adalah mencari/ mengumpulkan fakta-fakta/data sebelum seseorang melakukan suatu kegiatan atau tindakan. Misalnya seorang PRO dari sebuah perusahaan, sebelum ia melaksanakan tugas–tugasnya, harus mengetahui terlebih dahulu tentang :
  

  • Apa yang diperlukan publik
    
  • Siapakah yang termasuk ke dalam publik ini
    
  • Bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai segi
    
  • Mengapa publik bersikap masa-bodo, menentang dsb.
    

 

• Jenis-jenis Teknik Fact Finding
  

  
   

  
   

Gambar 1. Jenis – jenis Teknik Fact Finding

 

• Background Reading
  

Bila seorang baru ingin mempelajari sebuah sistem maka salah satu cara yang disarankan adalah Background Reading
dengan membaca Laporan Perusahaan, Struktur Organisasi, Manual Kebijakan, Rincian pekerjaan, dan Dokumentasi yang ada.

 

Keuntungan :	Kerugian :
Membantu analis memahami perusahaan sebelum bertemu dengan karyawan dari perusahaan tersebut. Analis dapat menyiapkan teknik fact finding yang lain terkait dengan tujuan perusahaan Dokumen yang ada dapat menyediakan informasi yang sudah ditentukan untuk sistem yang ada	Dokumen tertulis kadang tidak sesuai dengan reality

         

• Interview / Wawancara
  

Sistem analis interview adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab. Dalam wawancara, anda ingin mendapatkan pendapat orang yang diwawancarai serta perasaannya tentang kondisi sistem yang ada saat itu, ujuan-tujuan pribadi dan dan organisasional, serta prosedur-prosedur informal.

Merencanakan Wawancara

Terdapat lima langkah untuk mempersiapkan suatu wawancara, mencakup serangkaian kegiatan mulai dari pengumpulan materi latar belakang yang mendasar samapai memutuskan siapa yang akan diwawancarai.

Langkah-langkah merencanakan wawancara

Membaca materi latar belakang Menetapkan tujuan-tujuan wawancara Memutuskan siapa yang diwawancarai Menyiapkan orang yang diwawancarai Memutuskan jenis dan struktur pertanyaan

 

Jenis-jenis Pertanyaan

Dalam wawancara dikenal ada dua jenis pertanyaan yaitu pertanyaan terbuka dan pertanyaan tertutup.

            Pertanyaan terbuka bersifat "terbuka" menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespon. Mereka terbuka, respons bisa berupa dua kata atau dua paragraf.

Gambar 2: Pertanyaan wawancara terbuka

Pertanyaan tertutup membatasi respon orang yang diwawancarai, pertanyaan tertutup seperti soal-soal pilihan ganda saat ujian, anda di beri suatu dengan lima jawaban, namun tidak punya kesempatan untuk menulis tanggapan anda sendiri.

Kelebihan menggunakan pertanyaan tertutup mencakup hal-hal sebagai berikut:

• Menghemat waktu
  
• Langsung kesasaran
  
• Dengan mudah membandingkan orang yang diwawancarai
  
• Tetap dapat mengontrol wawancara
  
• Membongkar banyak hal dengan cepat
  
• Mendapatkan data-data yang relevan
  

Kekurangan penggunaan pertanyaan tertutup bersifat substansial, yakni:

• Membosankan orang yang diwawancarai
  
• Dapat mendapatkan banyak detail (karena penanya menyediakan batasan pilihan kepada orang yang diwawancarai).
  
• Kehilangan gagasan utama untuk alasan sebelumnya.
  
• Gagal membangun hhubungan antara penanya dengan orang yang diwawancarai.
  

Gambar 3 : Pertanyaan wawancara tertutup

 

Gambar 4 : Atribut-atribut pertanyaan terbuka dan pertanyaan tertutup

 

    Laporan hasil wawancara sangat diperlukan karena kita perlu menyimpan data-data hasil wawancara. Pewawancara perlu menangkap esensi wawancara lewat laporan tertulis. Seperti pada gambar 5 dibawah ini menunjukan sebuah sampel formulir laporan wawancara yang akan membantu untuk menangkap esensi wawancara.

 

 

Gambar 5: Laporan Hasil Wawancara

 

Sifat pertanyaan dalam wawancara :

• Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas, jaga penampilan
  
• Jangan memasukan pendapat pribadi
  
• Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit
  
• Hindari pertanyaan yang menakutkan/ mengkhawatirkan
  
• Hindari pertanyaan yang mengkritik
  
• Jangan menggunakan kata "anda?, "kamu? dsb, dan carilah kata yang cocok bila yang diinginkan adalah pernyataan group
  

 

Keuntungan :	Kerugian :
Contact secara personel memungkinkan analisi untuk lebih respon dan mendapatkan apa yang user katakan. Karena itu informasi yang didapatkan adalah informasi yang berkualitas tinggi. Analis dapat menelusuri lebih dalam mengenai pekerjaan user. Jika orang yang diinterview tidak mempunyai informasi lagi, maka interview dapat dihentikan.	Interview membutuhkan banyak waktu Analisis harus bekerja lagi untuk merapikan informasi yang didapat Hasil interview bisa tidak valid, jika orang yang diinterview mempunyai pikiran tertutup mengenai permasalahan tersebut Jika ada hasil interview yang berbeda sama sekali, maka sulit untuk diselesaikan.

 

 

• Observasi
  

Observasi adalah cara Fact Finding dengan memperhatikan bagaimana orang melakukan pekerjaan mereka. Dalam observasi, analis juga dapat mengetahui informasi apa yang dibutuhkan bagi user untuk melakukan pekerjaannya

         Ciri-Ciri Teknik Observasi:

• Data yang dikumpulkan memiliki tingkat keandalan yang tinggi (ada validitas)
  
• Melihat langsung kehidupan (fakta)
  
• Dapat menggambarkan lingkungan fisik
  
• Dapat mengukur tingkat pekerjaan (volume/frekwensi)
  
• Orang yang diamati terganggu/tidak nyaman
  
• Tidak seluruh pekerjaan dapat diamati (tidak mewakili tingkat kesulitan tertentu)
  
• Mengganggu aktifitas kehidupan
  
• Orang yang diamati cenderung berlaku baik
  

  
   

 

 

Berikut adalah keuntungan dan kerugian menggunakan metode Observasi :

Keuntungan :	Kerugian :
Observasi pada orang yang bekerja memberikan informasi bagaimana sistem dijalankan Data yang dikumpulkan dalam realtime mempunyai nilai validitas yang tinggi. Observasi dapat digunakan untuk verifikasi informasi dari sumber lain atau melihat pengecualian dari standard prosedur yang ada Data dasar mengenai kinerja dari sistem yang ada dapat dikumpulkan	Banyak orang yang tidak suka di observasi. Observasi membutuhkan orang yang sudah ditraining dan ahli dalam melakukan observasi Ada banyak masalah logical bagi analis. Akan ada pula masalah etik kerja

 

 

• Document Sampling
  

Semua kegiatan investigasi, wawancara dan obseravasi dalam metode pengumpulan data merupakan keputusan-keputusan penting karena berkaitan dengan apa yang diamati dan siapa yang ditanya atau diobservasi. Penganalisis sitem membuat keputusan-keputusan ini berdasarkan atas suatu pendekatan terstruktur yang disebut Sampling.

Sampling adalah proses menyeleksi unsur-unsur yang mewakili suatu populasi secara sistematis. Bila unsur-unsur yang mewakili diamati dengan seksama, diasumsikan penganalisis akan mendapat informasi yang bermanfaat tentang populasi secara keseluruhan.

Kebutuhan Akan Sampling

    Ada beberapa alasan bagi penganalisis sistem memilih menyeleksi sampel data yang representatif untuk diperiksa atau menyeleksi orang-orang tertentu untuk diwawancarai, diberi pertanyaan, atau diobservasi. Alasan-alasan tersebut antara lain:

1. Menekan biaya
   
2. Mempercepat pengumpulan data
   
3. Meningkatkan keefektifan
   
4. Mengurangi kecurigaan
   

Perancangan Sampling

Seorang penganalisis sistem harus mengikuti empat tahapan untuk merancang Sampel yang baik:

1. Menentukan data-data yang dikumpulkan atau digambarkan
   
2. Menentukan populasi yang dijadikan sampel
   
3. Memilih jenis-jenis sampel
   
4. Memutuskan ukuran sampe
   

Keuntungan	Kerugian
Dapat digunakan untuk mengumpulkan data qualitative Dapat digunakan untuk menemukan tingkat kesalahan pada dokumen kertas	Jika sistem berubah dratis, maka dokumen yang ada tidak dapat menggambarkan keadaan yang akan datang

 

3.5
Kuisioner

Kuisioner adalah suatu teknik pengumpulan informasi yang memungkinkan pengaalisis sistem mempelajari sikap-sikap, keyakinan, karakteristik, dan perilaku beberapa orang utama dalam organisasi yang bisa berpengaruh oleh sistem yang diajukan atau oleh sistem yang sudah ada. Dengan menggunakan kuesioner, penganalisis berupaya mengukur apa yang ditemukan dalam wawancara. Selain itu, kuesioner juga bisa digunakan digunakan untuk menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentimen yang diekspresikan dalam suatu wawancara.

 

Teknik Kuisioner:

• Cocok untuk sumber data banyak dan tersebar
  
• Responden tidak terganggu
  
• Hasilnya biasanya lebih objektif
  
• Responden merasa dibatasi
  
• Tidak dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasinya
  
• Daftar pertanyaan yang baik dan lengkap sulit dibuat
  

 

 

Petunjuk :

• Rencanakan dahulu fakta dan opini yang akan dikumpulkan
  
• Tentukan pertanyaan yang cocok
  
• Pertanyaan tidak mengandung kesalahan dan harus jelas/sederhana
  
• Coba dahulu kepada 1 atau 2 responden, bila ada kesulitan segera perbaiki
  

 

Keuntungan :	Kerugian :
Cara yang murah untuk mendapatkan data dari banyak orang Jika kuesioner didesain dengan baik, maka hasil yang didapatkan dapat secara mudah dianalisa.	download now download METODE FACT FINDING DAN REQUIREMENT Reviewed by hunti on 7:15 AM Rating: 5 Created By Sora Templates & Blogger Templates